Directiesecretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een (interim) zelfstandige, integere directiesecretaresse met een groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen.

Amsterdam.

• Ondersteunen van de directeur (directeur Techniek of Financieel directeur, wij zoeken nml. 2 FTE) in brede zin, daarbij ook signaleren wat er speelt in de organisatie en dit vervolgens bespreken.
• Meedenken met de directeur, stroomlijnen van de werkzaamheden.
• Zorgen voor goed contact met interne en externe relaties, om zo dit netwerk goed te kunnen benutten.
• Eerste aanspreekpunt, ontvangen van gasten.
• Voeren van complex agendabeheer waarbij je het totaal overzicht behoudt en zorgt voor een efficiënte agenda.
• Planning en organisatie van meetings.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties met betrekking tot diverse bijeenkomsten en afspraken.
• Voorbereiden van basis correspondentie.
• Archivering en dossierbeheer.
• Managen van informatie: screenen, doorverwijzen en afhandelen van emailverkeer, telefoongesprekken en documenten.
• Verwerken van allerhande ad-hoc vragen en kleine zaken die er voor zorgen dat de directeur Techniek of Financieel Directeur zich kan wijden aan zijn eigen werk.

Voor deze functie zoeken wij iemand op HBO niveau (bijv. opleiding Schoevers Directiesecretaresse). Je beschikt over een uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en van het gehele MS Office pakket. Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse / management assistent, hebt relevante levenservaring, een brede algemene ontwikkeling en goede sociale vaardigheden. Je bent geïnteresseerd om je te verdiepen in de inhoud.

Je staat stevig in je schoenen en herkent jezelf in de volgende criteria:

• Grote mate van integriteit en discretie en handelend in het belang van de organisatie.
• Evenwichtig, zelfstandig en zelfverzekerd.
• Inzicht en groot gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen.
• Nuchter.
• Communicatief sterk.
• Accuraat en organisatorisch sterk.
• Representatief.
• Je houdt overzicht en het hoofd koel in drukke tijden (stressbestendig).
• Je bent flexibel, geen 9 tot 5 mentaliteit.
• Je ben proactief, ondernemend en kan goed prioriteiten stellen.
• Sterk dienstverlenend.
• Plezier in samenwerken.

36 uur.