Office Manager

• Controleert facturen en urenstaten die binnenkomen en stuurt deze door naar het boekhoudprogramma Exact Online van de betreffende vennootschap waarvoor deze is bestemd.
• Vraagt tijdig ontbrekende urenstaten op.

Resultaat: Zorgt dat de inkomende facturen correct en tijdig kunnen worden verwerkt in het boekhoudprogramma Exact Online.

B. Bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen (mede) organiseren

• Organiseert op verzoek van betrokkene(n) in- en externe bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen en evenementen voor in samenspraak met betrokkenen.
• Maakt afspraken voor de partners, consultants en de medewerkers, bewaakt de agenda en attendeert op gemaakte afspraken.
• Ontvangt bezoekers aan het kantoor.

Resultaat: Overlegmomenten en bijeenkomsten zijn gerealiseerd, zodanig dat deze correct en adequaat verlopen en de juiste gegevens beschikbaar zijn.

C. Informatie verwerking

• Beoordeelt op belang en urgentie inkomende telefoongesprekken en e-mails uit de info box en legt deze voor ter afhandeling aan de betreffende/verantwoordelijke consultant/ partner/ medewerker. Geeft berichten door.
• Houdt, in overleg met leidinggevende, de website actueel t.a.v. projecten, houdt overzicht op de website bij.
• Vult aanvraagformulieren van klanten in en vraagt stukken op die van belang zijn voor de plaatsing bij de klant en verstrekt deze aan de betreffende/ verantwoordelijke consultant/ partner/ medewerker.

Resultaat: Informatie verwerkt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden.

D. Werkprocessen consultants faciliteren

• CV’s van nieuwe consultants verwerken.
• Ondersteunt compliance bij het bewaken van overzicht van lopende contracten, de voortgang/ verwerking ervan en houdt einddata in beeld.
• Bijhouden marktplaatsen (Negometrix, RWS, Tenderned etc) voor nieuwe relevante vacatures die passen bij de dienstverlening en brengt deze tijdig onder de aandacht bij de recruiters.
• Coördineert vragen ten aanzien van storingen met apparatuur (laptop/ telefoon etcetera), auto’s en tankpassen etcetera en faciliteert ondersteuning voor het verhelpen van het probleem.
• Verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden en aanvullen van kantoorbenodigdheden en voorraadbeheer, het samenstellen van cursusmappen, het (mede) samenstellen en versturen van verjaardagspakketten en kerstgeschenken.

Resultaat: Werkprocessen gefaciliteerd, documenten en kantoorbenodigdheden zijn beschikbaar, overzicht van relevante vacatures uit de markt, et cetera.

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.

HBO mag ook: 2 opties

1. In dat geval tevens part time financieel-administratief pakket erbij (samen fulltime) óf
2. Part time Corporate Recruitment pakket erbij (samen fulltime)

• Kennis van de toepassing van relevante IT-applicaties.

Oog voor detail / nauwgezet

• Is grondig, controleert eigen werkzaamheden.
• Is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden.
• werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Zelfstandigheid

• Is pro-actief en pakt taken zelfstandig op.
• Onderzoekt verschillende mogelijkheden van aanpak.
• Probleem oplossend vermogen.
• Vraagt pas om hulp indien vereist.

Communiceren

• Helder taalgebruik; kan iets kort en duidelijk zeggen en schrijven.
• Spreekt vloeiend, komt makkelijk uit haar/zijn woorden.
• Sluit taalgebruik aan bij de toehoorders of lezers.
• Brengt heldere structuur aan in de informatie, door vorm en opbouw.
• Vat een boodschap goed samen.

Plannen en organiseren

• Is in staat voor acties een realistisch tijdsschema op te stellen.
• Weet wat er aan tijd, middelen en mensen nodig is om een resultaat te halen.
• Houdt rekening met planningsritmes van betrokken partijen.

Organisatiebewustzijn

• Kent de weg binnen de eigen informele organisatie en maakt daar effectief gebruik van.
• Leidt externe informatie en contacten binnen de eigen organisatie door naar de juiste plek.
• Is zich ervan bewust de organisatie tegenover derden te vertegenwoordigen en gedraagt zich in overeenstemming daarmee.
• Weet welke invloed zijn/haar eigen werk heeft op dat van anderen in de organisatie en houdt daar rekening mee.
• Houdt bij voorstellen rekening met acceptatie in de organisatie.

Probleemanalyse

• Signaleert problemen en spoort mogelijke oorzaken op.
• Herkent belangrijke informatie, legt verbanden tussen gegevens en zoekt eventueel ontbrekende informatie op.